Compleet pijnloze migratie naar Windows 10

Een veilige digitale leeromgeving voor leerlingen en werknemers bij CSW.

Heb je vragen, of zin in een kop koffie?

Maarten Steenbakkers

Compleet pijnloze migratie naar Windows 10

Op 14 januari 2020 stopt Microsoft met het bieden van ondersteuning aan Windows 7-gebruikers. Willen scholen die nu nog Windows 7 gebruiken hun leerlingen en werknemers een veilige digitale leeromgeving aanbieden, dan is actie ondernemen noodzakelijk. De Christelijke Scholengemeenschap Walcheren geeft het goede voorbeeld en is sinds kort overgestapt op Windows 10. En daar merken ze nu al de voordelen van.

 

Windows 7 is niet alleen in theorie verouderd: ook in de praktijk bleek het besturingssysteem, dat in 2009 werd uitgebracht, niet meer te voldoen. “We kregen niet meer de optimale ondersteuning en we zagen dat de modernere apparaten ook niet meer eenvoudig op Windows 7 konden draaien; daar waren allemaal speciale specificaties voor nodig”, legt Frans van der Knaap uit. Hij is directeur-bestuurder van de Christelijke Scholengemeenschap Walcheren (CSW), dat verdeeld over vier locaties lesgeeft aan zo’n 2.250 leerlingen. Hij legt uit wat vanuit de school de beweegredenen waren om actie te ondernemen. “Daarnaast zagen we vanuit ons eigen systeem dat een overstap naar Windows 10 ervoor zou zorgen dat een aantal processen een heel stuk sneller zou gaan.” Gecombineerd met het feit dat in het begin van 2020 de ondersteuning vanuit Microsoft voor Windows 7 stopt, maakte dat voor de Zeeuwse scholengemeenschap het moment was aangebroken om tot een migratie van Windows 7 naar Windows 10 over te gaan.

 

Uitgekiend proces
Allereerst ving het offertetraject aan, waarbij de Christelijke Scholengemeenschap Walcheren en partner IT-Workz heel duidelijk specificeerden wat er allemaal binnen de scope van de migratie viel en wat juist níét. “Daar hebben we heel veel tijd in gestopt, om er zeker van te zijn dat de verwachtingen van beide partijen op één lijn zaten. Geen extra kosten, geen verwachte dienstverlening die je niet krijgt en vice versa.” Het is immers niet niks, zo’n migratie. “We hebben, naast 2.250 leerlingen, ook nog eens 200 medewerkers die ermee moeten gaan werken. Iedere leerling heeft een eigen device, ieder vak heeft zijn eigen digitale methodes: we wisten op voorhand dat dit een hele onderneming ging worden.”

 

Aan het begin van het schooljaar 2018/2019, vlak na de zomervakantie, ging het proces omtrent de Windows 10-migratie van start. “We wisten niet precies wanneer we dit proces definitief af zouden ronden: dat hing samen met de lengte van het offertetraject, maar ook met de beschikbaarheid van de mensen én de schoolvakanties. De meivakantie kwam bijvoorbeeld niet in aanmerking, want daarna is het weer tijd voor de eindexamens en je kunt niet het risico lopen dat het besturingssysteem niet werkt tijdens de examenperiode.” Uiteindelijk viel de keuze dus op de krokusvakantie. Op 11 maart stond de nieuwe Windows 10-omgeving gereed en ging CSW live. Van der Knaap: “Volledig conform de planning. Alleen de kleinste locatie, voor anderstalige kinderen, moet nog ‘over’. Daar is echter bewust voor gekozen, aangezien zij niet aan een specifieke landelijke examenperiode zijn verbonden.” Zij stappen binnenkort over naar Windows 10.


Projectgroep
Het team dat de migratie voorbereidde en uitvoerde, bestond uit een project- en accountmanager en engineers van IT-Workz, samen met mensen uit het bovenschoolse ICT-team van de Christelijke Scholengemeenschap Walcheren. “Regelmatig werd vergaderd om de voortgang van het project te bespreken. Daarbij waren verschillende medewerkers van IT-Workz aanwezig, om invulling te geven aan de vastgestelde plannen. Geleidelijk aan konden we alle voorbereidende taken afvinken.”

De daadwerkelijke migratie startte vervolgens twee dagen vóór de krokusvakantie. “Door de buitengewoon goede voorbereiding hebben we in het begin zo’n vaart kunnen maken, dat we uiteindelijk maar een deel van die vakantie nodig hadden om de migratie uit te voeren en af te ronden.” Toen CSW uiteindelijk op 11 maart live ging, bleek er geen vuiltje aan de lucht. Van der Knaap: “Een geweldig succes.”

 

Winst
Doordat docenten goed op de overstap naar Windows 10 waren voorbereid, kon de scholengroep vanaf het begin de vruchten plukken van de migratie. “Iedereen was van meet af aan op de hoogte. De leraren wisten dat er aan de leeromgeving gesleuteld ging worden. Ze wisten ook wát er ging gebeuren en dat het er dus allemaal iets anders uit zou gaan zien.” Niemand die dan ook voor verrassingen kwam te staan. Van der Knaap: “Alle medewerkers hebben vlak voor de vakantie de belangrijkste bestanden op een logische, goed vindbare plek opgeslagen.” Toen ze op de eerste werkdag na de migratie op school kwamen, lagen er nieuwe, duidelijke handleidingen klaar. “Daarin stond uitgelegd wat je moest doen op het moment dat je je voor het eerst aanmeldde in het nieuwe systeem en welke stappen je moest doorlopen om weer aan het werk te kunnen.” Dit resulteerde in legio tevreden gezichten. “Iedereen was blij verrast, dat alles in één keer goed ging.”

 

Het resultaat van de maandenlange voorbereidingen en de vrijwel vlekkeloze overstap op Windows 10? “Een netwerk dat veel sneller, en daardoor ook meteen prettiger, werkt. Zonder dat iemand ook maar enigszins hinder heeft ondervonden van de operatie.”

 

 

Frans van der Knaap
directeur-bestuurder van CSW

 

 

Meer informatie
Heb je vragen of wil je meer informatie over de ICT-oplossingen voor het onderwijs van IT-Workz? Neem dan contact op met onze accountmanager Maarten Steenbakkers via m.steenbakkers@it-workz.nl of onze salesafdeling via sales@it-workz.nl.

Heb je vragen over deze case? Neem dan contact met ons op.