Blog over data governance in het onderwijs

Stel je voor dat je een bibliotheek bezit, met eindeloze rijen vol boeken, elk gevuld met waardevolle gegevens. Dit is je data-universum, een schatkamer van informatie die wacht om ontdekt te worden. Maar er schuilt een addertje onder het gras: zonder een slimme bibliothecaris en een goed georganiseerd systeem om alles op orde te houden, zou deze magische plek al snel veranderen in een chaotisch doolhof waar niemand iets kan vinden.

Als je de boeken vervangt door digitale bestanden, dan is het niet moeilijk om diezelfde chaos te visualiseren. Misschien bevind je je zelf in deze situatie en heb je een fileserver waar je door de mappen de structuur niet meer ziet, of zie je in diezelfde mappenstructuur diverse organisatorische wijzigingen terug.

Zonder overzicht geen controle

Laten we teruggaan naar de bibliotheek, waar je – hoe kan het ook anders – boeken leent. Maar stel je voor dat je vergeet bij te houden welke boeken je hebt geleend en wanneer. De kans is groot dat je op een gegeven moment boeken kwijtraakt. Dit principe geldt ook voor digitale bestanden. Als je bestanden zomaar verstuurt zonder een goed systeem om bij te houden waar ze naartoe gaan en wie ze ontvangt, loop je hetzelfde risico: het overzicht raakt zoek en bestanden kunnen verloren gaan.

Een goede set afspraken is dus nodig en dat is precies waar data governance om de hoek komt kijken. Zie het als de alwetende bibliothecaris die precies weet waar elk boek zich bevindt, wie het mag lezen en hoe het moet worden gebruikt. Data governance zorgt ervoor dat jouw gegevens niet alleen veilig en georganiseerd zijn, maar ook optimaal worden benut. Het stelt regels op voor toegangscontrole, dataclassificatie en -kwaliteit, zodat je zeker weet dat je op elk moment kunt vertrouwen op de juistheid van je informatie.

Voor de volledigheid geef ik je nog even de definitie van governance (of één van de vele). Governance verwijst naar de verschillende processen, structuren en systemen die organisaties, instellingen of regeringen gebruiken om beslissingen te nemen, beleid te formuleren en verantwoording af te leggen. Het omvat de manier waarop macht wordt verdeeld en uitgeoefend, hoe belanghebbenden worden betrokken en hoe strategische doelen worden bereikt.

Vereisten succesvolle implementatie van data governance

Nu hoor ik je denken: dat hebben we allemaal al goed geregeld. En dat zou best kunnen! Ik pretendeer hier niet dat niemand het op orde heeft. Ik zie in de praktijk dat veel onderwijsinstellingen inmiddels volop gebruikmaken van Microsoft Teams, SharePoint of OneDrive. Dat is al een flinke stap in de goede richting. Chapeau, je bent op de goede weg! Maar stel jezelf eens de vraag: was technologie hier de voornaamste drijfveer, simpelweg omdat het kon? Of was het gebaseerd op de echte behoefte van de mensen binnen je organisatie? Volgens een onderzoek van McKinsey slaagt ongeveer 30% van de data governance-initiatieven volledig in het behalen van hun doelstellingen.

Een succesvolle implementatie van data governance vereist een duidelijk framework dat past bij de organisatie. Dit framework bevat duidelijk gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden. Organisaties die data governance op de juiste manier invoeren, zien vaak verbeteringen in databewustzijn, verantwoording en algehele datakwaliteit. Dat is een fijne gedachte als je weet dat het mensen zijn die met je data omgaan.

Maar weet je, governance begint bij het maken van afspraken, niet bij techniek. Het is dus zaak dat je de scenario’s kent waarin men wil samenwerken aan bestanden. Denk hierbij aan studenten, docenten, ondersteunend personeel, leerbedrijven, partners, of een combinatie hiervan. Heb je de scenario’s in kaart gebracht, dan is de volgende stap daar een set van regels bij te bepalen die voldoet aan de eisen en wensen van de samenwerkingsverbanden.

Het scenario en de set van regels vormen samen de kern van je governance. Met die informatie in de hand bepaal je de geschikte techniek. Vaak is Microsoft Teams een goede keuze, maar soms is SharePoint beter geschikt om het samenwerkingsscenario optimaal te ondersteunen.

Uiteindelijk is het resultaat dat bestanden staan waar ze thuishoren, alleen de bevoegde personen toegang hebben en er zorgvuldig wordt gecontroleerd hoe deze bestanden gedeeld worden. Dat geeft niet alleen een goed gevoel, maar zorgt ook voor aanzienlijk meer veiligheid!

Terug naar de basis van governance: simpel of complex?

Is governance simpel? Niet echt. Tegelijkertijd is het ook weer niet super complex. Toch worstelen veel organisaties ermee. Dat heeft vaak als oorzaak dat men kijkt naar de techniek en vanuit de technische oplossingen iets op een scenario wil projecteren. Niet doen! Begin bij het scenario, bepaal dan de set met regels en kijk dan naar de techniek. Door deze volgorde aan te houden, wordt de acceptatie van de gekozen oplossing veel groter. Dit is al een stap in de goede richting om governance beter te laten werken. Vergeet niet de leerlingen, studenten en onderwijsprofessionals tijdig mee te nemen in de veranderingen. Uit ervaring kan ik je vertellen dat mensen héél zenuwachtig kunnen worden als je aan de oude, vertrouwde structuur en manier van werken aan bestanden gaat sleutelen.

Investeer in een adoptieprogramma en sla dit dus niet over omdat je denkt dat het je tijd bespaart—dat doet het namelijk niet. Uiteindelijk kost het je meer tijd en kan het zelfs het succes van je project bepalen!

Waarom IT-Workz?

IT-Workz is dé Managed Service Provider van het onderwijs. Onze consultants beschikken over diepgaande kennis van data governance en hebben uitgebreide ervaring binnen het onderwijs.

Wij weten hoe je data governance stapsgewijs bepaalt, documenteert, implementeert, communiceert, bewaakt en met de tijd mee laat gaan. Dit doen we al jaren voor het onderwijs en onze aanpak en tooling hebben zich al ruimschoots bewezen. Wij zorgen voor een snelle en succesvolle implementatie, zodat jouw onderwijsinstelling optimaal kan profiteren van de voordelen van data governance.