Op het Beatrix College is Teams als samenwerkingsplatform niet meer weg te denken

“In Teams met elkaar samenwerken is wel érg fijn gebleken.”

Heb je vragen, of zin in een kop koffie?

Onno Sidler

Op het Beatrix College is Teams als samenwerkingsplatform niet meer weg te denken

Het Beatrix College is een grote onderwijsorganisatie, met duizenden leerlingen, honderden medewerkers en verschillende leshuizen. Om de interne communicatie tussen medewerkers te bevorderen werd Teams uitgerold. Tijdens de lockdown, als gevolg van de corona-uitbraak, kwamen Tom Heijnen (directeur HAVO/VWO) en Wilma van Noort (rector) er meteen achter dat Teams ook voor onderwijs op afstand uitermate geschikt is.

 

 

Met in totaal 2.200 leerlingen, 220 medewerkers en vier volwaardige leshuizen is het Tilburgse Beatrix College een school van formaat. En juist die vier leshuizen maken het extreem belangrijk dat medewerkers onderling moeiteloos met elkaar kunnen communiceren. “Onze leerlingen zitten over deze vier leshuizen verdeeld en krijgen daar in principe al hun lessen”, legt rector Wilma van Noort uit. Maar de leshuizen zijn meer dan alleen gebouwen met leslokalen. “Ieder leshuis heeft zijn eigen schoolplein, ingang, aula, conciërge én personeelskamer.” Het is dus niet zo dat alle medewerkers elkaar in één personeelskamer treffen. “Onze vakgroepen zijn groot en bestaan uit soms wel meer dan twintig mensen, die ook nog eens over de verschillende leshuizen zijn verdeeld.” Digitaal moeiteloos met elkaar kunnen samenwerken is dus essentieel voor de onderwijsinstelling.

 

 

Betere onderlinge samenwerking

In maart 2017 kwam er tijdens een personeelstevredenheidsonderzoek naar voren dat de werknemers het erg lastig vonden om onderling zaken met elkaar af te stemmen en samen te werken. Ieder leshuis hield er namelijk zo zijn eigen werkwijzen op na. “Daar moesten we dus echt wat mee”, omschrijft Van Noort de situatie van een paar jaar geleden. De rector van het Beatrix College ging op onderzoek uit en kwam, via SharePoint, op Microsoft Teams uit.

Op dat moment werkte het Beatrix College nog niet in de cloud. Tom Heijnen, die als directeur HAVO/VWO bij de cloudmigratie betrokken was: “Binnen SOVOT, Stichting Openbaar Voortgezet Onderwijs Tilburg (waar ook de Tilburgse middelbare scholen het Koning Willem II College en het Reeshof College onder vallen, red.) hadden we een paar jaar geleden al besloten om de ICT-infrastructuur te vernieuwen en stichtingsbreed hierbinnen meer samen te werken.” De migratie die hiervoor nodig was is stapsgewijs uitgevoerd: begonnen is met het bestuursbureau en het Beatrix College is uiteindelijk als laatste onderwijsinstelling binnen SOVOT gemigreerd. Tegelijkertijd is gestart met Office 365 en hebben alle lesgevers een laptop in bruikleen gekregen. Die laatste stap vond in de carnavalsvakantie plaats. Inmiddels beschikt de stichting over één overkoepelende ICT-afdeling en staan de gegevens niet meer op de lokale serverparken opgeslagen.

Het inzetten van Teams was dus allereerst bedoeld om de samenwerking tussen de medewerkers op het Beatrix College verder te optimaliseren. Medio maart gingen echter alle onderwijsinstellingen op slot en bleek Teams voor nog méér onderwijskundige aspecten uitermate interessant.

 

“In Teams met elkaar samenwerken is wel erg fijn gebleken, juist in de periode van onderwijs op afstand."

 

Teams en itslearning

In eerste instantie was afgesproken dat Teams niet gebruikt zou worden voor communicatie met de leerlingen: daar was de nieuwe ELO itslearning voor bedoeld. Echter, doordat Teams al was ingericht en dankzij de aanwezige en beschikbare videofunctie, was Teams uitstekend in staat om het plots noodzakelijke onderwijs op afstand te faciliteren. “De focus op het verbeteren van de interne communicatie met behulp van Teams verschoof nu naar het mogelijk maken van afstandsonderwijs”, legt Van Noort uit.

Van Noort: “Ik zag richting 15 maart de kans dat we de school moesten sluiten met de dag groter worden. Dus ik had IT-Workz al gevraagd om ons te ondersteunen bij wat er mogelijk is binnen Teams in het kader van onderwijs op afstand. Daar hebben ze ons toen heel goed bij geholpen.”

 

 

Eindeloos communiceren

Toen de scholen verplicht de deuren sloten, had het Beatrix College wel al een flink adoptietraject met betrekking tot de uitrol van Teams afgelegd. Dat begon eigenlijk al met een eerste beleidssessie, waarbij in twee dagdelen werd uitgelegd wat er allemaal mogelijk is in Teams.

“Vanaf het moment dat we voor Teams kozen, zijn we eindeloos met onze medewerkers in gesprek gegaan”, aldus Van Noort. Collega Tom Heijnen beaamt dit. “Er is heel duidelijk richting de gehele organisatie gecommuniceerd dat de manier waarop we met bestanden omgingen, zou verdwijnen en dat men hierover mee mocht denken.” In een structuurgroep, waar naast medewerkers van het Beatrix College ook experts van IT-Workz in zaten, werd de inrichting van Teams uitgebreid behandeld en uitgetekend. Welke Teams zijn er nodig binnen het Beatrix College en wie krijgt welke rechten in welk Team? Een adoptiegroep die bestond uit een dwarsdoorsnede van de organisatie ging vervolgens aan de slag met het stapsgewijs bekendmaken en uitrollen van Teams over het gehele werknemersbestand van het Beatrix College.

 

“Vanaf het moment dat we voor Teams kozen, zijn we eindeloos met onze medewerkers in gesprek gegaan"

 

Een échte pressure cooker
Toen na de carnavalsvakantie de werknemers hun eigen laptop (met Teams) ontvingen, werden er direct informatiesessies belegd om uit te leggen hoe Teams precies werkt. Heijnen: “De afgelopen periode was eigenlijk bedoeld om onze medewerkers aan Teams te laten wennen, maar die vlieger ging natuurlijk niet op dankzij de lockdown. Onze medewerkers werden hierdoor gedwongen om zelfstandig met Teams kennis te maken.” De enthousiastelingen schoten zij die er iets meer moeite mee hadden van het begin af aan te hulp, zag Heijnen. “Men heeft elkaar echt ondersteund hierin, waardoor je ziet dat inderdaad iedereen er inmiddels mee aan de slag is gegaan. De lockdown was dus een échte pressure cooker, haha.”

 

 

Hybride onderwijs met Teams

Nu ook het voortgezet onderwijs weer wordt opgestart, maakt het Beatrix College van de gelegenheid gebruik om lering te trekken uit de afgelopen maanden en hier de toepassing van Teams op aan te passen. “In Teams met elkaar samenwerken is toch wel érg fijn gebleken”, omschrijft rector Van Noort het heersende sentiment ten aanzien van de Microsoft-toepassing. “We gaan nu een nieuwe fase in, waarbij onderwijs op afstand en onderwijs op school naast elkaar bestaan. We gaan samen met onze medewerkers en IT-Workz bekijken welke rol Teams op de langere termijn kan gaan vervullen binnen het onderwijs op het Beatrix College.”

Videolessen zijn, voorlopig in ieder geval, here to stay erkent ook Heijnen. “Om de leercurve voor onze medewerkers niet té steil te maken, hebben we gedurende de lockdown besloten dat ieder vak minimaal één videoles per week aan moet bieden. Het is dus niet zo dat we het hele rooster wijden aan videolessen. De kans is aanwezig dat we dit na verloop van tijd wel op gaan schroeven.”

 

"We gaan nu een nieuwe fase in, waarbij onderwijs op afstand en onderwijs op school naast elkaar bestaan"

 

Nog professioneler

De nadruk op het verbeteren van de onderlinge samenwerking raakte wellicht wat ondergesneeuwd door de lockdown, maar nu de samenleving langzaam maar zeker weer van de handrem gaat, komt dat aspect ook weer meer in the picture op het Beatrix College. Van Noort: “We gaan onze medewerkers nog wel bevragen over hoe het de afgelopen periode is gegaan, maar we willen onze organisatie sowieso verder gaan professionaliseren in het omgaan met Teams. Met het oog op de interne communicatie, maar ook om als organisatie nóg meer uit Teams te kunnen halen.”

Van een intern communicatiemiddel naar een belangrijke facilitator voor afstandsonderwijs: op het Beatrix College lijkt Teams als digitaal samenwerkingsplatform niet meer weg te denken.

 

Zowel met onderwijs op school als onderwijs op afstand is moeiteloos communiceren en samenwerken cruciaal voor onderwijsinstellingen. Benieuwd hoe je dit vorm kunt geven met behulp van Office 365 en Teams? Wij kunnen er je alles over vertellen en helpen je graag op weg. Mail ons op info@it-workz.nl of bel ons via +088 489 6700. Onze onderwijsconsultants helpen je graag verder. Alvast meer lezen over Teams? Kijk dan hier.

Vragen? Neem contact met ons op, of bel ons direct: 088-4896700

Stap 1

Vul het contactformulier in

Stap 2

Wij nemen binnen 24 uur contact me je op

Stap 3

We sturen de gewenste informatie toe, of plannen een afspraak in

Onno Sidler

consultant Innovatie