Veluwse Onderwijsgroep behoudt grip op Office 365

“Niet iedere samenwerking vraagt om dezelfde informatie en toegang daartoe."

Heb je vragen, of zin in een kop koffie?

Anne Steverink

Veluwse Onderwijsgroep behoudt grip op Office 365

De ICT-uitdagingen voor het primair en voortgezet onderwijs vragen om een grondige aanpak. Alleen het aanschaffen van softwarelicenties is niet genoeg. Zijn er wel duidelijke beleidsafspraken gemaakt? En hoe krijg je leerlingen en medewerkers mee? Aan de hand van de verschillende Office 365-bouwstenen werken IT-Workz en de Veluwse Onderwijsgroep planmatig aan het uitrollen van een state of the art IT-infrastructuur. Sander Klappe, applicatiebeheerder bij de scholengroep, vertelt meer over deze aanpak.

 

Met maar liefst zestien basisscholen en tien middelbare scholen verzorgt de Veluwse Onderwijsgroep het onderwijs voor zo’n 13.000 leerlingen. Tel daar ruim 1.700 medewerkers bij op en het moge duidelijk zijn dat het moderniseren en up-to-date houden van de IT-omgeving van de scholengroep gigantische uitdagingen zijn. “Zeker aangezien medewerkers en leerlingen hier geen last van mogen ondervinden”, aldus Sander Klappe. Hij is als technisch en functioneel applicatiebeheerder nauw betrokken bij het ontwerpen, integreren en uitrollen van de verschillende Office 365-producten en -diensten, waarbij de Veluwse Onderwijsgroep nauw met IT-Workz samenwerkt.

 

Office 365 en de cloud
Moderniseren was noodzakelijk. Niet alleen zat de Veluwse Onderwijsgroep met een verouderde mail- en SharePoint-omgeving, ook werkten de vele scholen nog met allemaal oude lokale netwerkschijven.

 

“Er begon schaduw-IT te ontstaan, inclusief alle bijhorende privacy- en beveiligingsissues. Sommigen gingen documenten in Dropbox opslaan, terwijl anderen USB-stickjes mee naar school namen. Daar moest een oplossing voor komen.”

 

Office 365, met onder meer OneDrive, SharePoint en Teams, kwam aan die behoefte tegemoet. “Onze medewerkers werkten al jaren met eerdere versies van Office, dus ook in dat opzicht lag de overstap naar Office 365 wat ons betreft voor de hand.”

Daarnaast wilde de Veluwse Onderwijsgroep de beweging maken richting bring your own device (BYOD) en daarmee richting de cloud. Ze wilden plaats- en tijdsonafhankelijk werken mogelijk maken dus. Collega Henk Orsel, ICT-manager bij de Veluwse Onderwijsgroep, vervulde met zijn uitgesproken en uitgeschreven visie op onderwijs en IT zowel de rol van initiator als aanjager. Henk Orsel: “We wilden af van die lokale servers. Er viel namelijk nogal eens wat uit, het vrat ongelofelijk veel energie en we waren te veel afhankelijk van onze eigen internetlijnen. Daarnaast was de prijs-kwaliteitverhouding van clouddiensten ten opzichte van on-premise een stuk beter.” De on-premise-omgeving faciliteerde de Veluwse Onderwijsgroep ook niet in het plaats- en tijdsonafhankelijk laten (samen)werken van medewerkers en leerlingen.

 

Minder beheerkosten, wel regie
De Veluwse Onderwijsgroep wilde niet meer investeren in eigen plaatselijke datacenters met koeling, redundancy en
beveiliging om zich te beschermen tegen aanvallen van buitenaf. De situatie was gewoonweg niet meer rendabel. De organisatie wist dat ze in het nieuwe datacenter van hun servicebureau en met de Azure AD-servers beter af zouden zijn. Sander: “Om de beheerkosten flink te reduceren, maar tegelijkertijd wel de regie te behouden.”

 

IT-Workz werd uiteindelijk als partij uitgekozen om deze steeds omvangrijker wordende operatie in deelprojecten op te delen en uit te voeren. Naast de keuze voor Office 365 en cloud first stonden namelijk ook een transitie van Windows 7 naar Windows 10 én een kritische blik op het Identity en Access Management (IAM) op de planning.

 

Grip op Office 365
Office 365 werd in 2018 uitgerold, maar de angst bestond dat er een wildgroei aan samenwerkingsvormen zou ontstaan. Door middel van een beleidssessie gingen IT-Workz en de Veluwse Onderwijsgroep daarom aan de slag met het vormen van een eenduidige structuur binnen Office 365.

 

Bij deze door IT-Workz begeleide beleidssessie waren verschillende medewerkers van de Veluwse Onderwijsgroep aanwezig, zoals docenten en ICT-coördinatoren maar ook schooldirecteuren. Tijdens deze bijeenkomst gingen de aanwezigen in op de gewenste onderlinge samenwerking binnen Office 365: tussen leerlingen, tussen docenten maar ook tussen leerlingen en docenten onderling. Niet iedere samenwerking vraagt om dezelfde informatie en toegang daartoe. Leerlingen bijvoorbeeld per ongeluk toegang verlenen tot toetsingsmateriaal zou desastreus zijn.

 

“Niet iedere samenwerking vraagt om dezelfde informatie en toegang daartoe. Leerlingen bijvoorbeeld per ongeluk toegang verlenen tot toetsingsmateriaal zou desastreus zijn.”

 

De beleidssessie resulteerde uiteindelijk in een functionele blauwdruk. Hierin zijn de verschillende sitestructuren secuur uitgewerkt door IT-Workz: wie krijgt wat wanneer te zien en met welke mogelijkheden? Ook de verschillende type samenwerkingsverbanden, weergegeven in kolommen, komen terug in de blauwdruk: wie (leerling en/of medewerker) kan bij welke informatie en wat kunnen zij daar vervolgens allemaal mee doen? Dit biedt houvast bij het uitrollen van Office 365.

Inrichting en uitrol
De nieuwe Office 365-structuur wordt momenteel stapje voor stapje ingericht en uitgerold binnen de Veluwse Onderwijsgroep. Sander: “We beginnen allereerst met de medewerkers. Inmiddels werkt meer dan de helft van onze scholen met Office 365, dus ook met Teams, SharePoint en OneDrive. We vinden het belangrijk dat eerst alle medewerkers ermee leren omgaan, voordat we de samenwerkingsomgeving ook voor onze leerlingen openzetten. We moeten natuurlijk niet hebben dat leerlingen veel meer weten dan de docenten zelf. Daarnaast moeten we kijken hoe Office 365 in het onderwijs met leerlingen toegepast kan worden. We moeten waken voor versnippering, doordat er te veel leeromgevingen zijn en doordat leerlingen op te veel verschillende plekken informatie op moeten halen en bestanden op kunnen slaan. We zitten nog middenin dit proces.”

Het fijne aan Office 365 is volgens Sander dat het de grote verscheidenheid aan type scholen en leerlingen binnen de Veluwse Onderwijsgroep passend kan bedienen. “Sommige toepassingen zijn voor een gymnast bijvoorbeeld erg handig, maar voor een VMBO-student Uiterlijke Verzorging weer helemaal niet. Dan kun je dat binnen Office 365 eenvoudig aan- of uitzetten of zo inzetten dat de school er op zijn manier wat aan heeft.”    


Campuz365
Wat wel al helemaal is uitgerold binnen de Veluwse Onderwijsgroep is de startpagina Campuz365. “Daarvoor maakten we gebruik van een internetpagina met tekstlinkjes. Helemaal niet gedefinieerd naar gebruikersgroepen en echt nog gebaseerd op het werken met vaste pc’s.”

Campuz365 moet de opstap richting Office 365 nóg laagdrempeliger maken. “Leraren moeten de werkwijzen van de leerlingen kunnen volgen. Dat werkt toch nog wat makkelijker met eenzelfde leer- en werkomgeving. Zodat de leraar zijn leerlingen altijd kan verwijzen naar de Campuz365-pagina en dan ‘dit’ of ‘dat’ tegeltje laat aanklikken, et voila.” Of er nu een probleem is met een Office-programma of met bijvoorbeeld Magister: Campuz365 is de toegangspoort voor alle applicaties. Sander: “En met single sign on.” 


Cloudmigratie
Op alle scholen kunnen de medewerkers nu al gebruikmaken van Office 365, maar is het samenwerken in Teams en SharePoint nog in ontwikkeling. Hetzelfde geldt voor de migratie richting de cloud. “Ongeveer ons halve scholenbestand is inmiddels van de lokale netwerkschijven af. Voor hen zijn we de data over aan het zetten naar SharePoint-sites”, legt Sander uit. “We hopen in 2020 de rest van de scholen zoveel mogelijk te migreren. Maar we geven hun hierbij nog wel de vrijheid om zelf te beslissen. We gaan eerst op de scholen uitleggen wat Office 365 en de cloud inhouden, om vervolgens te kijken hoe dit landt binnen de school. Mensen die erin geloven, mogen dan wat ons betreft aan de slag.”

Grote databestanden, zoals beelden van de bewakingsvideo’s, blijven voorlopig nog wel op de lokale servers staan. Maar uiteindelijk moeten wel álle scholen richting de cloud. Sander: “Medio 2021 willen we eigenlijk niets meer op de netwerkschijven hebben staan dat niet hoogst noodzakelijk is.”


Studiedagen
Ondanks het feit dat Sander en zijn collega’s de docenten nog behoorlijk vrij laten, is het niet zo dat ze een tool alleen maar uitrollen en gaan wachten tot de docenten ermee aan de slag gaan. “Adoptie is in onze ogen erg belangrijk. We plannen studiedagen in, om met het personeel bij elkaar te zitten. Ik ga daar samen met Onno Sidler, consultant Office 365 van IT-Workz, heen om een presentatie te geven en te laten zien wat er allemaal beschikbaar is voor hun school. Desgewenst zijn er ook nog aanvullende sessies op zowel grote als kleine schaal mogelijk.”

 

Office 365 biedt talloze mogelijkheden, ook voor het onderwijs. En met een gedegen Plan van Aanpak halen de onderwijsinstellingen er ook echt uit wat erin zit. Het is immers niet alleen een kwestie van tools en werkwijzen uitrollen: het gaat er ook om dat medewerkers ze omarmen en begrijpen. De zeven Office 365-bouwstenen van IT-Workz voorzien hierin. Benieuwd welke bouwstenen dit zijn? Lees dan hier verder.   

 

Heeft u vragen of wilt u meer informatie over de ICT-oplossingen voor het onderwijs van IT-Workz? Neem dan contact op met info@it-workz.nl of telefonisch via +088 489 6700.

Vragen? Neem contact met ons op, of bel ons direct: 088-4896700

Stap 1

Vul het contactformulier in

Stap 2

Wij nemen binnen 24 uur contact me je op

Stap 3

We sturen de gewenste informatie toe, of plannen een afspraak in

Anne Steverink

accountmanager