Een digitale transformatie met ‘MijnGC’ bij Graafschap College

Het project ‘de digitale voordeur’ maakt onderdeel uit van de doorontwikkeling van de Digitale Leeromgeving (DLO) binnen het Graafschap College, een onderwijsinstelling verspreid over meerdere locaties in de regio Achterhoek en de Liemers.

Behoefte aan een digitale voordeur

Studenten hadden moeite om informatie te vinden. Ze maakten gebruik van verschillende digitale platforms zoals een leeromgeving, digitale leermiddelen, Teams voor lessen, en publicaties van roosters en cijfers. Ook medewerkers misten overzicht in de diverse applicaties en omgevingen die zij voor hun werk nodig hadden. Dit leidde tot inefficiëntie en frustratie. Er was een duidelijke behoefte aan een centrale voordeur: MijnGC. Een plek waar alle applicaties en informatie toegankelijk zijn, afhankelijk van de rol, opleiding, locatie of het organisatieonderdeel van de gebruikers. Nick Brink, Functioneel Beheerder bij het Graafschap College, licht verder toe: “We wilden een oplossing die gebruikers in staat stelt om vanuit één startpunt direct toegang te krijgen tot alle benodigde informatie en applicaties, zonder gedoe met meerdere inlogprocedures.”

Implementatie ‘MijnGC’

Het Graafschap College koos IT-Workz, de MSP (Managed Service Provider) van het onderwijs, als hun implementatiepartner vanwege hun ervaring en expertise in het onderwijs en met DLO-oplossingen. IT-Workz, in samenwerking met hun partner Synigo, implementeerde het nieuwe intranetportaal dat de naam ‘MijnGC’ heeft gekregen. Cedric Scholten, accountmanager bij IT-Workz, vertelt: “Wat zij belangrijk vinden, is dat de digitale omgeving naar de eigen persoonlijke voorkeuren kan worden aangepast. Dus als leraar of student kun je zelf je eigen pagina helemaal finetunen. Ook kun je bijvoorbeeld widgets verplaatsen.” Om dat te realiseren, heeft IT-Workz diverse koppelingen gebouwd, onder andere met AFAS insite. Het doel daarvan was om de taken die een gebruiker binnen AFAS ziet, weer te geven in een notificatiewidget binnen Synigo Pulse.

IT-Workz heeft ervaring met zulke multidisciplinaire projecten. Door een ‘agile’ aanpak kunnen we de gebruikers goed op de hoogte houden van waar we mee bezig zijn en al snel iets laten zien en enthousiasmeren. Daarnaast focussen we altijd op de menselijke kant van nieuwe technieken, waarbij de behoeften van de gebruiker centraal staat en de techniek ondersteunt. Dit, in combinatie met de nauwe samenwerking met verschillende personen binnen het Graafschap College, heeft geleid tot een succesvolle implementatie en een zachte landing binnen de organisatie.

Optimale leer- en werkomgeving

De samenwerking tussen het Graafschap College en IT-Workz verliep soepel. Alle projectfasen werden op tijd afgerond en tijdens het afsluitende evaluatiemoment waren alle betrokkenen tevreden. Het platform is inmiddels in gebruik genomen door alle studenten en medewerkers van het Graafschap College.

Met de implementatie van het portaal ‘MijnGC’ heeft het Graafschap College een belangrijke stap gezet in de digitalisering en centralisering van hun informatie- en applicatiemanagement. Dankzij de samenwerking met IT-Workz en de strategische aanpak is een flexibele, gebruiksvriendelijke en toekomstbestendige ICT-oplossing gerealiseerd. Ook José Coppes, teamlid Marketing & Communicatie van het Graafschap College, benadrukt dit: “We hebben intensief samengewerkt met IT-Workz en Synigo om stap voor stap het portaal uit te rollen. We zijn daarbij begonnen met de functionaliteiten, die direct impact hadden op onze studenten. We breiden die geleidelijk aan uit naar alle faculteiten.”

Deze case laat het belang zien van samenwerking tussen onderwijsinstellingen en gespecialiseerde dienstverleners om een optimale leer- en werkomgeving te creëren.