2,5 Jaar terug klopten het Regio College en Horizon College aan bij IT-Workz vanwege een aanstaande fusie. IT-Workz was voor beide schoolbesturen al de ICT-partner, dus geen onlogische keuze.

Cees Pepping, directeur bedrijfsvoering bij het Regio College, en Dave Houtenbos, manager informatievoorziening en ICT bij het Horizon College zijn samen verantwoordelijk voor de integratie van de ICT-voorzieningen van beide mbo’s. Cees: “Bij een fusie kun je natuurlijk gewoon twee systemen samenvoegen, maar wij hadden meer ambities en kijken ook naar de toekomst. Welke systemen hebben we nodig voor toekomstbestendig onderwijs? In het verleden haalden studenten in vier jaar hun diploma, gingen ze vervolgens werken en zag je ze niet meer terug. Studenten staan nu zelf aan het roer en stellen een opleiding samen die bij hen past. Bovendien, als ze vanaf hun 22ste bij een werkgever terechtkomen, is al direct de vraag hoe ze zichzelf kunnen bij- en omscholen om up-to-date te blijven. En wellicht kloppen ze dan weer bij ons aan. Daarom moeten we het onderwijs steeds vraaggestuurder inrichten Dat betekent veel voor de bedrijfsvoering, huisvesting, systemen en flexibiliteit. Tegelijkertijd is de toekomst niet 100% uitgekristalliseerd en zijn ook softwarebedrijven nog volop bezig om hun systemen aan te passen op het nieuwe onderwijs. In die complexiteit van zaken formuleren we nu onze digitale strategie.”

Inspelen op regionale tekorten

Johan van Wijk is als strategisch consultant vanuit Breens Network betrokken bij deze opdracht. Dat begon met een kleinere opdracht: het ontwikkelen van een portaal voor alle medewerkers en studenten van het Horizon College. Vanuit die kennismaking ontstond de vraag om op meer vlakken strategisch mee te denken. En juist dat is waar Johan sterk in is: organisaties op strategisch niveau helpen met het (in)richten van hun IT-landschap. “Naast landelijke ontwikkelingen als flexibilisering en een leven lang ontwikkelen, de bewegingen die Cees schetst, moet het ROC ook inspelen op specifieke regionale ontwikkelingen. Hoe kan zij beter voldoen aan de vraag in de regio? Hoe kunnen ze mensen sneller bij- of omscholen, zeker in bedrijfstakken waar tekorten zijn. Een mbo-studie verpleegkunde duurt eigenlijk 4 jaar, maar kan het niet in 2 jaar? Daarvoor werkt het mbo vaker samen met het bedrijfsleven en speelt zij in op tekorten in de regio. Wensen en ontwikkelingen die stuk voor stuk nieuwe eisen stellen aan het IT-landschap.”

Regio en Horizon zijn niet de enige ROC’s die hier mee zitten; dat speelt onderwijsbreed. Npulse is een landelijk programma, waarin alle mbo-scholen, hogescholen en universiteiten in Nederland samenwerken om de kwaliteit van het onderwijs te verbeteren, de wendbaarheid te vergroten én de digitale vaardigheden van docenten en studenten te verbeteren. Cees: “Daarom zoeken we ook meer samenwerking met andere ROC’s en willen we zorgen dat systemen beter op elkaar aansluiten.”

Digitale Campus

Daarnaast heeft iedere onderwijsinstelling een eigen visie, kenmerken en uitdagingen, en daar hoort ook een digitale strategie bij die past bij deze situatie. Zo anticipeerden Dave en Cees op de fusie door gezamenlijk op te trekken richting een gedeelde visie. “Deze visie, genaamd ‘de digitale campus van de toekomst’ was vervolgens de basis om een brede verkenning in de markt te doen. Van een integratieverhaal werd het daardoor ook een innovatieverhaal”, aldus Dave. De vraag aan de marktpartijen was daarbij heel open. Hoe kunnen jullie aan deze visie een waardevolle bijdrage leveren? En hoe kijk je aan tegen samenwerking met andere marktpartijen om die visie te realiseren? De inzichten die tijdens deze verkenning zijn opgedaan vormden een belangrijke basis voor de selectie van een aantal marktoplossingen en partijen om de toekomstige digitale campus van het Talland College te realiseren.

Breens Network helpt Dave en Cees specifiek bij het uitdenken van de overall visie en strategie en sorteert voor op de vernieuwingen die nodig zijn om de ambities van het nieuwe college te realiseren. Met de Digitale Campus heeft Breens een visie op de inrichting van het IT-landschap die nodig is om deze ambities waar te kunnen maken. De digitale campusvisie leunt op 3 pijlers: 1. De organisatie van het onderwijs. 2. De onderwijsteams die de uitvoering van het onderwijs verzorgen en 3. De student die zich op basis van een persoonlijk leerroute continu tussen beide werelden in beweegt.

Bij de uitvoering van het onderwijs gaat het bijvoorbeeld om het beleid met betrekking tot ontwikkelingen als AI, VR-brillen en de Metaverse. Maar zeker zo ingewikkeld is de organisatie van het onderwijs. “Maatwerk wordt daarbij meer regel dan uitzondering”, vertelt Johan. “Dat vergt veel van de onderwijslogistieke kant. Stel, een student wil modules bij een andere opleiding volgen. Dan moeten die wel in dezelfde periode plaatsvinden en allemaal even lang duren. Dat geeft al aan hoe groot de impact op het plannen en roosteren kan zijn.”

Planning

Naast de visie op de digitale campus van de toekomst, ontwikkelde Johan ook een IT-roadmap. Want zelfs al heb je een visie, de uitdaging is vaak ook, hoe kom je op een gecontroleerde wijze van a naar b? In welke volgorde pak je de komende drie jaar de werkzaamheden dan op een slimme manier op? Johan: “Je moet verbouwen terwijl de winkel open is.”

De eerste gesprekken en het denkwerk begonnen al in 2021. Op 1 januari 2024 zijn beide mbo’s inmiddels bestuurlijk gefuseerd in één stichting met twee onderwijsinstellingen. Per 1 augustus is het Talland College één onderwijsinstelling. Het komende half jaar zijn de medewerkers vooral gericht op de fusie van de werkomgeving. Daarna volgen de wat grotere migraties van het financiële systeem en het studentinformatiesysteem. Dave: “Het wordt een hele grote uitdaging, niet alleen technisch en logistiek, maar ook in adoptie: hoe krijg je iedereen mee? Je kunt wel iets bedenken, maar met zoveel stakeholders en vaste denkpatronen die je moet doorbreken is het een uitdaging om het echt anders te gaan doen. Zeker als je de administratieve en logistieke keten wilt aanpassen is het een soort openhartoperatie.”

Samenwerking

Breens Network, inclusief IT-Workz, is daarbij de partner met een brede kennis van de onderwijsmarkt en van de beschikbare digitale oplossingen. Dave en Cees zijn goed te spreken over de samenwerking. “We zijn beiden heel transparant in waar we mee bezig zijn. Het is een echt partnership. Ze geven ook ongevraagd advies. Als er issues zijn, overleggen we daarover. We zijn constructief kritisch naar elkaar en komen er altijd goed uit. Dat is voor mij een belangrijke graadmeter.” Cees beaamt dat: “Andersom zijn zij ook kritisch richting ons, bijvoorbeeld als wij bepaalde afspraken niet nakomen. Het is een open en gelijkwaardige relatie. Daardoor staat iedereen op scherp en leveren we de beste prestaties bij deze grote opdracht.”

De cijfers

Het Horizon College heeft nu 12.000 studenten, 1.300 personeelsleden, 130 mbo-opleidingen en zit in Alkmaar, Heerhugowaard, Hoorn en Purmerend. Het Regio College heeft 5.000 studenten, 500 personeelsleden, 95 mbo-opleidingen en zit in Zaandam, Koog aan de Zaan, Purmerend, Edam en Heerhugowaard. In Purmerend delen het Horizon College en het Regio College al gezamenlijk één gebouw. De werkgelegenheid voor het personeel blijft behouden.

Contact

Wil jij ook aan de slag met ICT-innovatie binnen jouw onderwijsinstelling? Wij kunnen er je alles over vertellen en helpen je graag op weg.

Team IT-Workz