Als je van twee mbo-instellingen de ICT-partner bent, is het logisch dat ze je ook benaderen wanneer beide gaan fuseren. Dat gebeurde toen het Horizon College en het Regio College, beide in Noord-Holland, besloten samen verder te gaan onder de naam Talland College.

Johan Holtrust, Regio College, en Leo van Steenoven, Horizon College, kenden elkaar al vele jaren vanwege hun werk bij het ROC. Ze zijn allebei als senior service manager verantwoordelijk voor de ICT-dienstverlening en dan kom je elkaar wel eens tegen. In het najaar van 2022 leerden ze elkaar nog beter kennen, vanwege de fusie van beide mbo’s tot het Talland College. Dat begon met het opstellen van een impactanalyse, samen met IT-Workz. Leo: “Daarin breng je voor beide ROC’s alle technische aspecten van de ICT-infrastructuur in kaart, zodat je ze kunt vergelijken. Denk aan het applicatielandschap, de infrastructuur, techniek, functionaliteit en alle lopende projecten. Op die manier kun je een globale kostenindicatie opstellen voor deze verschillende gebieden als het straks een nieuwe organisatie is.”

Metromap

Vervolgens maakte IT-Workz een technische analyse: in welke volgorde moet je wat doen om de ICT-infrastructuur van beide organisaties te fuseren? “Je moet bijvoorbeeld in dezelfde omgeving werken en dezelfde serverstructuur hebben, wil je twee netwerken kunnen fuseren,” legt Johan uit. Dat werd de basis voor de roadmap en de metromap. Die laatste hangt inmiddels op de kamers van beide mannen aan de muur: een ingewikkeld lijnenspel, dat de fusie-projectorganisatie opstelde samen met IT-Workz. Vanuit de metromap zijn alle fusieprojecten bepaald en zijn de ‘heartbeats’ binnen de fusie aangegeven: de momenten dat er een grote verandering plaatsvindt.

Keuzes

De impactanalyse hielp al enorm bij de planning. Leo: “Door de impactanalyse konden we er in een vroeg stadium voor zorgen dat de basis aan beide kanten gelijk is. Het Horizon College werkte voor netwerkbeheer al 1,5 jaar samen met IT-Workz. Uit pragmatische overwegingen koos het Regio College daar vervolgens ook voor. Daardoor hoefden we het netwerkperceel niet apart aan te besteden.” Johan vervolgt: “Leo had gewoon de beste spullen liggen, dus daar sloten we graag bij aan. Voor identity management (IDM) is het precies andersom. ”

Johan Meeusen is vanuit IT-Workz als service integratie manager betrokken bij de fusie. “Via de Service Integration and Management methodiek, ofwel SIAM, helpen wij ze om de samenwerking tussen verschillende leveranciers binnen het service- en applicatielandschap goed te laten lopen. Qua dienstverlening waren Horizon (2018) en Regio (2017) op een aantal punten gelijk, zoals op server- en werkplekbeheer, maar er waren ook verschillen. Als je gaat samenwonen, kijk je ook wat je meeneemt: jouw bed, mijn bed of kopen we een nieuw bed? Dat soort afwegingen maak je.  Vanuit de impactanalyse en de concretiseringsfase zijn de mogelijkheden op een rij gezet en konden Horizon College en Regio College de best passende keuze maken voor de nieuwe Talland-omgeving. Dit betekende een compleet nieuwe tenant en daarom heen opbouwen van de omgeving. Ook de inrichting van de beheerorganisatie is hierop aangepast, waaronder de ITIL-processen.”

Voor de verschillende projecten werden werkgroepen samengesteld. IT-Workz werd steeds aangehaakt als ICT-dienstverlener en zorgt ervoor dat beide netwerken dezelfde technologie hebben. “We noemen het ook eerder harmoniseren dan fuseren,” legt Johan Holtrust uit. “Bij het Horizon College hadden we een centraal datacenter met een firewall en verbonden we alle locaties daarmee. Bij het Regio College was dit decentraal georganiseerd. Als je het aan elkaar wilt knopen, moet de lokale functionaliteit weg en moet het Regio College aansluiten op het datacentrum van Horizon. Bij harmoniseren maak je beide netwerken hetzelfde.” Voor de Azure-omgeving hanteerden ze weer een andere aanpak: daar werd een compleet nieuwe omgeving opgetuigd en een gemeenschappelijke infrastructuur op servergebied gerealiseerd.

Tijdens de verbouwing…

Ondertussen moest de ICT-omgeving gewoon blijven functioneren. Ofwel: “Tijdens de verbouwing is de winkel gewoon open”, vertelt Leo. “Bovendien wil de bestaande organisatie weten waar ze aan toe zijn. Hoe gaat de nieuwe werkplek eruit zien? Welke applicaties stellen we ter beschikking? Beide organisaties willen de functionaliteit terugkrijgen die ze hadden, maar dat zal nog even tijd vergen. Eerst moet de basis op orde zijn.”

Planning

De eerste helft van 2024 staat vooral in het teken van de fusie van de werkomgeving. Vanaf de start van het nieuwe schooljaar is de insteek om vanuit het omgeving van het nieuwe Talland College te werken en te leren. Dan zit iedereen in één samenwerkingsomgeving met één Talland e-mailadres, dezelfde inlogbenaming, één servicedesk en dezelfde digitale leer- en werkomgeving. De basis is dan op orde. Daarna volgen de wat grotere migraties van het financiële systeem en het studentinformatiesysteem. Voor deze laatste schrijven de mbo’s een nieuwe aanbesteding uit. De wifi, het netwerk en de infrastructuur zijn bijna klaar. De eerstvolgende heartbeat omvat het vervangen van de administratie en logistiek. De verwachting is dat in augustus 2025 ook de logistieke keten is vernieuwd. Johan Holtrust: “Als het schooljaar begint in augustus, moeten alle processen goed ingericht zijn, de projecten opgeleverd en moet de dienstverlening goed draaien. Collega’s moeten weten waar ze terecht kunnen met vragen.”

Samenwerking

Over de samenwerking met IT-Workz zijn de mannen goed te spreken. Leo: “De communicatie verloopt goed. Er zijn geen verborgen agenda’s of moeilijkheden in de communicatie. We spreken goed naar elkaar uit wat we ergens van vinden. Wel hebben we te maken gehad met wisselingen in de medewerkers aan de kant van IT-Workz, waardoor kennis verdwijnt en je dingen opnieuw moet uitleggen. Ook aan de kant van het Horizon en Regio College waren er personeelswisselingen. Daardoor blijft het een uitdagend project, maar we staan er samen voor om met elkaar de boel op te pakken.”

“Vanuit de projectenkant zie ik daar wel risico’s,” voegt Johan Holtrust toe. “Het legt ook beslag op onze beschikbare capaciteit om ons dagelijks werk te combineren met de fusiewerkzaamheden en het opbouwen van de nieuwe omgeving. Dit horen we ook van de projectmedewerkers terug. Dat vraagt enorm veel van de twee Colleges maar ook van IT-Workz. Als partners ben je er dan ook voor elkaar om hier pragmatisch mee om te gaan. Wat afgesproken is, moet geleverd worden. We kunnen niet terug.”

De beide servicemanagers weten elkaar in ieder geval al goed te vinden. We zijn complementair in doen en laten, qua personen. “Leo is een optimist en compenseert mijn pessimisme”, concludeert Johan Holtrust. Beiden kijken er naar uit om per de start van het schooljaar samen met IT-Workz het Talland College te ondersteunen.

Wil je meer weten over de strategische kant van dit verhaal? Lees dan deze case.

De cijfers

Het Horizon College heeft nu 12.000 studenten, 1.300 personeelsleden, 130 mbo-opleidingen en zit in Alkmaar, Heerhugowaard, Hoorn en Purmerend. Het Regio College heeft 5.000 studenten, 500 personeelsleden, 95 mbo-opleidingen en zit in Zaandam, Koog aan de Zaan, Purmerend, Edam en Heerhugowaard. In Purmerend delen het Horizon College en het Regio College al gezamenlijk één gebouw.

Contact

Wil jij ook aan de slag met ICT-innovatie binnen jouw onderwijsinstelling? Wij kunnen er je alles over vertellen en helpen je graag op weg.

Team IT-Workz