Samenwerken aan de digitale toekomst

Scalda, een school voor middelbaar beroepsonderwijs en volwasseneducatie in Zeeland, een instelling met meer dan zevenduizend studenten en medewerkers verspreid over meerdere locaties, stond voor een grote uitdaging in haar ICT-infrastructuur.

Door achterstallig onderhoud en hoge kosten op IT-uitgaven was er dringend behoefte aan modernisering. Scalda zocht een duurzame, toekomstgerichte oplossing die zowel medewerkers als studenten optimaal ondersteunt. Het doel was een veilige, efficiënte omgeving te creëren die flexibel kan inspelen op de dynamische eisen van het onderwijs.

Scalda zette een aanbestedingstraject uit, om een Service Integration Partner (SIP) te vinden die de digitale transformatie van het onderwijs zou begeleiden en ondersteunen. IT-Workz werd als ideale SIP-partner gekozen vanwege haar expertise in duurzame en efficiënte ICT-oplossingen.

Onderwijs vraagt om flexibele systemen

“De verouderde ICT-omgeving van Scalda bood onvoldoende flexibiliteit en bracht hoge onderhoudskosten met zich mee, wat innovatie in de weg stond. Jasper Nijboer, hoofd van de afdeling informatievoorziening bij Scalda, legt uit: “De kosten voor onderhoud waren te hoog en de systemen boden niet de flexibiliteit die we nodig hebben om in te spelen op veranderingen in het onderwijs.” Voor de aanbesteding werden strikte eisen gesteld: de nieuwe SIP-partner moest bijdragen aan kostenbesparing en verbetering van de werk- en leeromgeving, maar ook een flexibele infrastructuur bieden die kon meegroeien met de veranderende onderwijsbehoeften en het wisselende aantal gebruikers en applicaties.

Na een zorgvuldige selectieprocedure koos Scalda voor IT-Workz vanwege hun SIAM-aanpak (Service Integration and Management). Deze aanpak, die ITIL en Prince II combineert, coördineert effectief de samenwerking tussen ICT-diensten en leveranciers. Het SIAM-proces bestaat uit vier stappen — Discover and Strategy, Plan and Build, Implement, en Run and Improve — Het vereenvoudigt regievoering door een heldere verdeling van verantwoordelijkheden, zodat Scalda meer controle heeft over haar ICT-omgeving. Ongeveer twaalf leveranciers worden binnen deze infrastructuur door Service Integration Partner IT-Workz aangestuurd.

IT-Workz als strategische partner

Johan Meeusen, Service Integration Manager bij IT-Workz, benadrukt het belang van hun rol in dit traject: “Onze rol was niet alleen het implementeren van technologie, maar vooral het begeleiden van de samenwerking tussen verschillende leveranciers, het bieden van structuur en het versterken van de regie van Scalda.” Door de SIAM-aanpak ondersteunt IT-Workz Scalda bij het opzetten van een regieorganisatie. Hierdoor behoudt Scalda zelf de controle over de ICT-infrastructuur en kan flexibel inspelen op nieuwe ontwikkelingen.

Een belangrijke stap in de IT-modernisering was de overgang naar een cloud gebaseerde infrastructuur met Microsoft Azure. Door het gebruik van Azure Reserved Instances optimaliseerde IT-Workz zowel de kosten als de prestaties. Want Scalda betaalt nu alleen voor de capaciteit die ze daadwerkelijk gebruiken.

Efficiëntie als basis voor groei

Een van de belangrijkste doelen van deze transformatie was kostenbesparing door het standaardiseren en optimaliseren van ICT-processen. IT-Workz implementeerde Microsoft Azure en bracht verschillende standaardapplicaties samen op een gezamenlijk platform. Deze aanpak verhoogde de efficiëntie en vereenvoudigde het beheer, waardoor kosten op basis van werkelijk gebruik worden berekend. Marcel de Graaf, projectmanager bij IT-Workz, onderstreept het belang hiervan: “Dankzij de uniformiteit kunnen we sneller schakelen en blijft de omgeving wendbaar, waardoor we niet alleen kosten besparen, maar ook snel kunnen inspelen op veranderende onderwijsbehoeften.”

Door te standaardiseren, legde Scalda een stabiele basis voor toekomstige groei, wat cruciaal is in een regio als Zeeland. Hier hebben demografische uitdagingen, zoals de afname van het aantal studenten, invloed op het onderwijsbudget. De nieuwe infrastructuur stelt Scalda in staat strategische keuzes te maken en zich te focussen op haar primaire doel: het bieden van kwalitatief hoogwaardig onderwijs.

Expertise benutten voor continuïteit

De samenwerking met IT-Workz geeft Scalda de mogelijkheid om optimaal te profiteren van de expertise van marktpartijen. IT-Workz integreert nieuwe leveranciers en technologieën, zodat Scalda altijd toegang heeft tot de nieuwste oplossingen en marktkennis. Hierdoor kan de school zich snel aanpassen aan nieuwe trends en onderwijsmodellen, wat cruciaal is in het dynamische onderwijslandschap.

Nijboer legt uit: “Met IT-Workz als partner hebben we de zekerheid dat onze omgeving voldoet aan de actuele marktstandaarden, zonder dat we zelf de technische details hoeven te beheren. Hierdoor kunnen wij ons richten op de kern van ons werk: het onderwijs.”

Digitale transformatie voor en door mensen

Zoals bij iedere verandering bracht de transformatie uitdagingen met zich mee, vooral voor medewerkers die moesten wennen aan nieuwe systemen. Het menselijke aspect was cruciaal voor het succes van deze transitie. Nijboer benadrukt: “De veranderingen werden zorgvuldig begeleid. Het was belangrijk om medewerkers actief te betrekken en hen te informeren over de voordelen van de nieuwe ICT-infrastructuur.” Door trainingen en begeleiding bood IT-Workz ondersteuning, waardoor medewerkers zich snel konden aanpassen aan de nieuwe werkomgeving en hun betrokkenheid toenam.

De Graaf benadrukt het belang van deze aanpak: “Het integreren van service draait niet alleen om technologie; het is ook een sociaal proces. “Om medewerkers volledig te betrekken bij deze veranderingen, is het belangrijk hen bewust te maken van hoe de nieuwe systemen hen beter kunnen ondersteunen en welke voordelen dit met zich meebrengt. Deze persoonlijke benadering zorgde voor draagvlak en een soepele overgang.”

Flexibiliteit en kostenbesparing voor de toekomst

De samenwerking tussen Scalda en IT-Workz is een strategisch lange termijn project, waarbij continu wordt gewerkt aan het optimaliseren van de ICT-infrastructuur. Het uiteindelijke doel is dat Scalda in 2030 beschikt over een volledig flexibele en toekomstgerichte ICT-omgeving, met lage operationele kosten en hoge stabiliteit. Meeusen licht toe: “Onze aanpak zorgt ervoor dat we samen met Scalda kunnen groeien. Of het nu gaat om het opschalen van gebruikersaantallen, het uitbreiden van applicaties of nieuwe integraties: wij zorgen dat Scalda altijd voorbereid is op de toekomst.”

Samenwerken aan een toekomstbestendige ICT-infrastructuur

De samenwerking tussen Scalda en IT-Workz toont het belang van de juiste partner bij digitalisering. IT-Workz fungeert als strategische SIP-partner en legt het fundament voor een efficiënte, kosteneffectieve en flexibele ICT-infrastructuur. Deze aanpak stelt Scalda in staat haar onderwijsdoelen na te streven zonder zich zorgen te maken over technische beperkingen.