“De match met IT-Workz is dermate goed, dat we graag voor drie jaar verlengen. Wel bouwen we meer flexibiliteit in en het contract is uiteraard voorbereid op de toekomst”, vertelt Leon van Lare, manager ICT bij SOML.

SOML bestaat uit 8 schoollocaties voor voortgezet onderwijs in Roermond en omgeving. Er werken zo’n 1000 medewerkers en 7200 leerlingen volgen er onderwijs. De scholengroep heeft een gemixte ICT-architectuur, waarbij de leer- en werkomgeving op Google is gebaseerd en de achterkant op Microsoft Azure draait. Bovendien werkt een aantal scholen met Apple-devices. SOML had een contract voor het uitbesteden van ICT-werkzaamheden dat liep tot en met eind 2023. De match tussen SOML en IT-Workz is dermate goed dat het contract met drie jaar wordt verlengd. Van januari 2024 tot januari 2027 is IT-Workz dus aan het werk voor SOML.

Flexibiliteit

Wel is de inhoud van het contract aangepast. Zo is meer flexibiliteit ingebouwd om voor bepaalde onderdelen van het werk voor een andere partij te kiezen. Zo bleek het voor SOML beter om voor de firewall gebruik te maken van de diensten van SIVON, de ICT-coöperatie van het voortgezet onderwijs. Om die flexibiliteit te bieden is het aanbestedingscontract in modules opgedeeld. Leon: “Wanneer we bepaalde diensten ergens anders willen neerleggen dan kan dat, mits dit natuurlijk conform de aanbestedingswet is.”

Ron van Dijke is als servicemanager vanuit IT-Workz werkzaam voor SOML: “Voor SOML nemen we de operationele regie. Dat houdt in dat IT-Workz niet alles zelf levert. We willen gewoon de beste omgeving voor de klant realiseren en daarvoor maken we iedere keer weer de beste keuze. De continuïteit en stabiliteit moeten gewaarborgd blijven en dat doen we door de regie te nemen. We zorgen voor een stabiele en veilige omgeving die meeveert met de wensen van het onderwijs en veranderingen in leerlingenaantallen.”

Een ander verschil met het vorige contract betreft IT-servicemanagement. Dat was al onderdeel van het contract, alleen is het grote verschil nu dat IT-Workz de regie voert op het IT-servicemanagement. Dat houdt in dat alle wijzigingsverzoeken, updates of storingen verlopen via IT-Workz. “Dat is voor mij erg handig,” merkt Leon op. “Als er een probleem is, zoekt IT-Workz eerst uit waar het ligt en welke leverancier het moet oppakken. Daar hoef ik zelf niet meer achteraan.”

Een aanspreekpunt

Onder het contract vallen werkplekbeheer, serverbeheer, netwerkbeheer, telefonie, internetlijnen, applicatiebeheer, IDM en IT-servicemanagement. Ron: “SOML heeft een aanspreekpunt waar ze terecht kunnen en wij sturen de leveranciers aan. SOML vertrouwt erop dat wij dat goed doen. Het werkt voor hen efficiënter bij incidenten en verstoringen. De school heeft er dan geen omkijken naar.”

Een voordeel van verlengen was voor SOML ook dat de dienstverlening gewoon doorloopt. Er was geen migratietraject nodig. Leon: “Er zijn meer partijen die kunnen wat IT-Workz doet, maar wanneer je overstapt ben je zo een jaar of meer kwijt voor de migratie. Bovendien hebben we door het flexibiliseren van de modules de speelruimte om voor bepaalde onderdelen een andere leverancier te kiezen, zoals de keuze voor SIVON voor de firewall. Dat geeft ons strategisch flinke voordelen.”

In goed overleg

De samenwerking verloopt heel goed, vindt Leon. “Het unique selling point van IT-Workz is voor mij het klantcontact. De overleggen, de communicatie en de samenwerking met de klantenteams verlopen heel goed. En als er een keer iets minder goed loopt, wat bij ieder langdurig contact kan gebeuren, dan lossen we het samen op. Van beide kanten is er begrip. Wij stellen ons als een nette klant op en krijgen daar een goede dienstverlening voor terug. Uiteraard ligt er ook een Service Level Agreement (SLA), waarin bijvoorbeeld minimale reactietijden vermeld staan, maar we in goed overleg bespreken we ook wat er samen mogelijk is.”

Voorbereid op de toekomst

Alhoewel het gaat om een verlenging met een paar wijzigingen, moet het nieuwe contract SOML wel goed voorbereiden op de toekomst. Daarmee is het ook strategisch gezien een belangrijke verlenging. Leon: “De IT-wereld is enorm dynamisch. Recent kregen we te maken met de privacywetgeving, je hebt de invloed van AI, alle ontwikkelingen met betrekking tot de cloud, het Normenkader IBP en EU wet- en regelgeving. Als al die ontwikkelingen bijdragen aan de kwaliteit van het onderwijs, dan duiken we er graag in. Een vraagstuk waar we ons de komende tijd op richten is het herinrichten van het serverbeheer in de cloud. En we anticiperen op AI. Net zoals met de AVG komt er ook een wet op het gebied van AI.”

Weten waar de behoefte ligt

Door haar nauwe betrokkenheid ziet IT-Workz ook exact waar SOML mee zit of behoefte aan heeft. Zo ontwikkelde IT-Workz een app voor het bijhouden van het personeelsverzuim. Via de app krijgt de teamleider inzicht in de duur van de ziekmeldingen en kan de leidinggevende makkelijk in contact komen met zieke medewerkers. Ron: “Doordat wij veel contact hebben met SOML, weten we goed waar ze behoefte aan hebben. Ook als ze een nieuwe leverancier willen betrekken, denken wij mee en bekijken of hun oplossing goed past binnen de IT-omgeving. Leon sluit het contract af en wij zorgen dat de IT bij SOML blijft werken.”

Contact

Wil jij ook aan de slag met ICT-outsourcing binnen jouw onderwijsinstelling? Wij kunnen er je alles over vertellen en helpen je graag op weg.

Team IT-Workz