Digital Cleanup

Het opruimen van een zolder in huis is geen populaire maar wel een noodzakelijke klus. Die zolder is een tijdcapsule vol spullen waarvan je ooit dacht: “Handig voor later.” Maar wanneer je na jaren besluit om die zolder op te ruimen, is het niet meer dan een trip down memory lane. Je bladert door oude herinneringen en raakt bedolven onder het stof. Uiteindelijk besluit je de spullen alsnog weg te gooien.

Het duurzaam opruimen van de digitale zolder

In de digitale wereld is dat niet anders. Alleen heb je daar waarschijnlijk wat meer ‘zoldertjes’ in je digitale huis, met verspreide informatie in e-mails, documenten en Teams-chats. De digitale zolder groeit vaak onzichtbaar en wordt steeds minder beheersbaar.

Ook je digitale zolder verdient af en toe een opruimbeurt. In tegenstelling tot de stoffige dozen op zolder, waar je vaak in één oogopslag ziet of iets weg kan, vraagt een digitale schoonmaak wat meer speurwerk. Bestandsnamen als “Projectverslag 12 mei 1997” zeggen je nu weinig, dus je moet elk document openen om te ontdekken wat erin zit. Kortom: geen klein klusje.

Waarom opruimen noodzakelijk is

De redenering “het is toch opgeslagen en niemand heeft er last van” is begrijpelijk, maar te kort door de bocht om opruimen te blijven uitstellen. Er zijn meerdere redenen om wel actief op te schonen, waaronder:

• Cyberveiligheid: minder data betekent minder risico’s.
• Relevantie: verouderde of dubbele bestanden vertragen de besluitvorming.
• Efficiëntie: zoekprocessen kosten onnodig veel tijd.
• Duurzaamheid: dataopslag verbruikt energie – onzichtbaar, maar reëel.
• Kostenbeheersing: opslag in Microsoft 365 Education wordt binnenkort beperkt – en dus duurder. Bekijk hier de aankondiging over de wijzigingen in opslag voor Microsoft 365 Education.

Van alle boven genoemde redenen zal duurzaamheid tegenwoordig veel mensen aanspreken. Grote hoeveelheden data opslaan is namelijk allesbehalve duurzaam. Opslag kost energie en vaak niet weinig ook. Omdat die data doorgaans wordt gedupliceerd en meerdere keren wordt weggeschreven in back-ups, zijn onze digitale ‘zolders’ verre van groen.

Cyberveiligheid, relevantie en efficiëntie zijn voor onderwijsinstellingen belangrijk als het gaat om een effectieve bedrijfsvoering. Waarom is met betrekking tot deze deze drie aspecten essentieel om de ‘digitale zolder’ zorgvuldig en bewust te beheren?

Cyberveiligheid: Wat je niet hebt kan je niet kwijtraken

Vanuit het oogpunt van veiligheid is het heel simpel: hoe minder data je hebt, hoe minder je kunt verliezen. Het hoeft dan niet meteen over hacks te gaan. Het per ongeluk delen of verspreiden van data vormt ook een reëel veiligheidsrisico.

Relevantie: Niet-relevante data is niets waard

Heel veel data is simpelweg niet meer relevant. Het is verouderd, dubbel opgeslagen of achterhaald door nieuwere versies. De vraag is dan: waarom bestaat die data nog? Vaak is dat te herleiden tot oud gedrag. Zelf opslaan ‘voor de zekerheid’, onwetendheid over hoe de data te delen of het ontbreken van afspraken hierover. Maar als data niet relevant is, hoort het daar simpelweg niet meer te zijn. Weg ermee!

Efficiëntie: Waar staat het ook alweer?

Duplicaten en grote hoeveelheden data maken het lastig om efficiënt te zoeken. Je vindt meestal wel wat je zoekt, maar het kost tijd en je weet nooit zeker of je de juiste versie hebt. Met een beetje ‘geluk’ zegt een collega: “Ik weet wel waar het staat, ik mail het je wel even.” En zo heb je weer een duplicaat erbij. Kortom: duplicaten lijken handig, maar maken het werk vooral trager en onoverzichtelijker.

Maak digitale zolders verleden tijd

Opruimen alleen is niet voldoende. Zonder gedragsverandering of structurele afspraken is het effect tijdelijk. Als het gedrag niet verandert, worden de digitale zolders opnieuw volgestopt en ben je over enkele jaren weer bij af. Daarom is een duurzame oplossing nodig: data governance. Door heldere spelregels en richtlijnen voor het opslaan, delen, archiveren en verwijderen van data te implementeren, voorkom je dat digitale zolders zich opnieuw vullen.

Door een effectieve data governance in te voeren, leg je duidelijke regels en afspraken vast rondom data. Het vaststellen van data governance bepaalt hoe jij en je collega’s met data omgaan en daar ligt de oplossing.

Voorbeelden van data governance zijn:

• Duidelijke afspraken over samenwerking, hierdoor is het niet meer nodig om data te mailen.
• Samenwerkingsverbanden definiëren, zodat je ook regels kunt opstellen voor het omgaan met data.
• Bepalen waar de data wordt gecreëerd, hierdoor verdwijnen duplicaten en de onzekerheid over ‘de laatste versie’.
• Vaststellen hoe en via welke kanalen data gedeeld (en niet gemaild) moet worden, zodat er minder kopieën ontstaan.
• De bewaartermijn van data vastleggen, zodat deze automatisch wordt opgeruimd.
• Door te bepalen welke data van grote waarde is, blijft deze altijd beschikbaar voor de organisatie.
• Bepalen waar data gepubliceerd wordt, deze hoeft dan niet meer gemaild te worden en je weet zeker dat je altijd de laatste gevalideerde versie hebt.

Het waarborgen van de naleving van regels en afspraken is belangrijk voor effectieve data governance. Daarnaast vormt het een fundament voor een goed georganiseerde datahuishouding. Wanneer de datahuishouding op orde is, wordt niet alleen de datakwaliteit gegarandeerd, maar kun je aantoonbaar laten zien dat de data voldoet aan de vereisten. Dit biedt de zekerheid dat je volledig voorbereid bent op:

• Microsoft 365 Copilot: je data is goed georganiseerd, je hebt volledige controle over wat wel en niet zichtbaar is, en de data is relevant, zodat Copilot betrouwbare resultaten kan leveren.
• IBP Normenkader: wanneer dit aspect van je data op orde is, kun je de normen 9 en 10 van het IB afvinken op volwassenheidsniveau 3.

Mijn advies:  zorg voor een duurzame digital cleanup en dat je data governance op orde is. Een grondige digital cleanup is geen eenmalige actie, maar de eerste stap richting volwassen databeheer. Door governance daadwerkelijk in de processen van de organisatie te integreren en te ondersteunen met de juiste technologie, creëer je een duurzame structuur waarin data waardevol, beheersbaar en veilig blijft. Het implementeren van data governance als een continu proces biedt langdurige voordelen, waarbij zowel de veiligheid als de kwaliteit van de opgeslagen data gewaarborgd blijven. Dit is een enorme stap vooruit, zowel voor de professionaliteit van je organisatie als voor de medewerkers, aldus Hans.

Hoe duurzaam opruimen?

Om een duurzame opruiming van je data te realiseren, zijn er enkele belangrijke stappen te zetten:

• Het opstellen van een duidelijke governance
• Het inzetten van tools voor het monitoren van governance
• Het labelen van data (bijvoorbeeld via Purview)

Door governance in te bedden in processen  ondersteund door technologie creëer je een duurzame structuur waarbinnen data waardevol, beheersbaar en veilig blijft.

IT-Workz biedt hierin ondersteuning bijvoorbeeld met de volgende vraagstukken:

• Microsoft-opslagquota: Krijg inzicht in je huidige opslaggebruik en begrijp wat de toekomstige kosten bij Microsoft kunnen zijn.
• Visie op data: We helpen je bij het ontwikkelen van een strategische benadering voor data governance.
• Implementatie van data governance: Integreer data governance naadloos in Microsoft 365
• Het naleven en bewaken van de governance met behulp van PortalTalk
• Krijg inzicht in het naleven van de governance en ontdek afwijkingen met behulp van PortalTalk
• Bewaartermijnen instellen: Stel automatisch bewaartermijnen in om irrelevante data te verwijderen.
• Adoptie: We begeleiden je medewerkers in het toepassen en optimaal benutten van data governance, zodat iedereen in je organisatie effectief gebruik kan maken van de nieuwe systemen en processen.

Met onze ondersteuning kun je efficiënt en strategisch omgaan met data- en opslagbeheer binnen je onderwijsinstelling. Dit leidt tot meer controle, lagere kosten en een effectievere werkomgeving voor jouw team.