Aan de slag met IT-outsourcing in het onderwijs

Door toename van technologie binnen het onderwijs worden veel instellingen steeds afhankelijker van goede en stabiele ICT-voorzieningen. Hoewel veel ICT-voorzieningen essentieel zijn voor het onderwijs, is het beheren en ontwikkelen ervan niet bepaald de core business van een school. Niet voor niets kiezen steeds meer scholen ervoor om cruciale ICT-voorzieningen uit te besteden: we noemen dit IT-outsourcing.

Maar waar moet je dan allemaal op letten en rekening mee houden? Tijdens mijn studie heb ik onderzoek gedaan naar IT-outsourcing en de komende periode zal ik mijn ervaringen en tips hierover delen in een serie blogs.

IT-outsourcing noodzakelijk? 

Een groeiend aantal onderwijsinstellingen is genoodzaakt over te gaan tot IT-outsourcing. Dit is nodig om aan de eisen te kunnen voldoen die door de eigen organisatie worden gesteld op het gebied van kostenbesparing, flexibiliteit en beschikbaarheid van ICT. Ook is er in een aantal gevallen onvoldoende kennis binnen de school aanwezig. IT-outsourcing is in deze gevallen een praktische oplossing waarbij ook kosten bespaard kunnen worden. 

Een goed voorbeeld van dienstverlening die een onderwijsinstelling uit kan besteden is het gebruik van clouddienstverlening zoals Office 365 en Azure. Dit type clouddiensten zijn inmiddels gemeengoed geworden. Je hoeft geen lokale server meer te hebben, maar je neemt deze af bij een externe leverancier. Deze zorgt voor het beheer van de server met de hierbij behorende werkzaamheden.

Uiteraard zijn er meer ICT-onderdelen die uitbesteed kunnen worden, bijvoorbeeld:

  • IT-beheerdiensten: zoals een servicedesk, netwerkbeheer, monitoring en applicatieontwikkeling
  • Consultancy en adviesdiensten op het gebied van de inzet van ICT in het onderwijs

De bovenstaande voorbeelden worden steeds vaker ‘als een service’ aangeboden, waardoor een onderwijsinstelling niet langer zelf het beheer hoeft uit te voeren.

Aandachtspunten 

Om goed beslagen ten ijs te komen is het in ieder geval van belang dat de onderstaande onderwerpen op orde zijn, of dat er concrete stappen worden gezet om deze op orde te krijgen:

1. Zorg voor voldoende betrokkenheid van management en directie

2. Ontwikkel een outsourcingcommunicatieplan
Communicatie is een key-factor voor alle partijen die bij IT-outsourcing betrokken zijn. Mijn advies is om zo breed mogelijk te communiceren en om hierbij gebruik te maken van diverse informatiekanalen. Denk bijvoorbeeld aan EHBO ICT-kaarten op de werkplekken, filmpjes voor gebruikers en het verzenden van nieuwsbrieven.

3. Gedegen kennis van outsourcingsmethoden
IT-outsourcing heeft invloed op de complete organisatie. Er kan voor verschillende vormen van IT-outsourcing gekozen worden. Bijvoordeeld Total, Selective, Multi Vendor en Joint Venture. Hier dient vooraf door de instelling een afweging voor gemaakt te worden. Wat de verschillen zijn en hoe je het beste een keuze kunt maken, licht ik in een van de volgende blogs toe.

4. Het herkennen van bedrijfsrisico’s van outsourcing (cultuur)
IT-outsourcing zorgt voor een verandering in de organisatiecultuur. Waar binnen de onderwijsorganisatie voorheen eigen medewerkers direct werden aangesproken zal dat met outsourcing veranderen.

De afgelopen jaren zijn er veel inkooptrajecten geweest bij onderwijsinstellingen. Het is van belang dat de eisen en wensen van de school vooraf duidelijk zijn. De adviseurs van IT-Workz kunnen meedenken met dit proces.

IT-Outsourcing kan veel voordelen opleveren. Er is echter wel veel kennis nodig om dit goed te doen. Daarom zal ik hierover in de komende periode meer blogs publiceren.

Bron afbeelding: Brainscape.com


◀ Terug naar thema overzicht

Heb je vragen over dit artikel? Neem dan contact met ons op.


Foto medewerker

Marc Mouwen

Accountmanager