MentorMate365: De slimme assistent voor iedere docent

MentorMate365 is speciaal ontworpen om docenten te ondersteunen bij de voorbereiding en uitvoering van 10-minuten gesprekken. Met MentorMate365 wordt de administratieve last verminderd, zodat kostbare onderwijstijd beter benut kan worden en de kwaliteit van het gesprek wordt verbeterd.

Het niveau van de digitale kennis van een docent is geen barrière bij het gebruik van MentorMate365. De tool sluit naadloos aan op hun dagelijkse werkomgeving. Docenten hoeven geen digitale experts te zijn om direct resultaat te boeken en te profiteren van alle voordelen die het biedt.

MentorMate365 doet meer dan noteren wat er besproken is. Het is alsof er een assistent naast de docent zit: één die alles onthoudt, de docent helpt voorbereiden en zelfs zorgt dat je niets vergeet op te volgen.

MentorMate365 is geen op zichzelf staande applicatie, maar een uitbreiding binnen Microsoft 365 Copilot en haalt gegevens uit o.a. “LAS/SIS” omgeving die veel scholen al dagelijks gebruiken. Het gebruik van MentorMate365 vraagt om minimale digitale kennis van de docent. De docent heeft geen kennis nodig van Copilot omdat de digitale assistent zelf de gegevens bij elkaar zoekt, noteert en samenvat. Iedere docent kan werken met MentorMate365, want met een paar klikken is de digitale assistent actief. Dit betekent dat zelfs docenten met minimale technische kennis het systeem effectief kunnen gebruiken.

Voordat docenten kunnen profiteren van de voordelen van MentorMate365, moet Microsoft 365 Copilot zorgvuldig worden ingericht. Voor ICT-managers betekent dit keuzes maken over datatoegang, gebruikersrechten en informatiebeveiliging. Copilot is geen applicatie die je simpelweg inschakelt. Het is een intelligente laag bovenop het Microsoft 365-platform die contextgevoelig werkt met data.

De essentie bij het gebruik van Copilot is helderheid over welke data ingezet mag worden en door wie. Copilot werkt met bestaande informatie uit de organisatie, dus duidelijke richtlijnen zorgen ervoor dat data veilig en verantwoord wordt gebruikt. Door vooraf inzicht te krijgen in welke gegevens beschikbaar zijn, hoe deze zijn georganiseerd en wie er toegang toe heeft, leg je een sterke basis voor effectief en veilig gebruik.

Vooraf – Informatie ophalen met MentorMate365

Bij de voorbereiding op 10-minutengesprekken helpt MentorMate365 docenten om automatisch gegevens van leerlingen op te halen. Denk aan cijfers, observaties, eerdere gespreksverslagen en e-mailverkeer met ouders. Handmatig zoeken in leerlingadministratiesystemen is niet meer nodig. Geen gedoe meer met inloggen in allerlei systemen. Met deze tool krijgt de docent een overzicht met alle informatie over de voortgang van de leerling, inclusief  persoonlijke gespreksthema’s.

De informatie wordt verzameld door middel van vooraf ingestelde gestandaardiseerde vragen in een zogenaamde agent. Dit kunnen vragen zijn zoals: “Geef een samenvatting van prestaties” en “Wat zijn recente aandachtspunten?” Aan de hand van deze agents krijgt de docent voor elke leerling een uniform voorbereidingsdocument ter voorbereiding van het 10-minuten gesprek. Dit kan, indien gewenst, eenvoudig in meerdere talen opgesteld worden.

Wat moet de docent zelf doen ter voorbereiding van het 10-minuten gesprek? Simpel: de docent geeft aan voor welke leerling de voorbereiding gemaakt moet worden. MentorMate365 maakt een verslag en daarna controleert de docent de tekst en vult deze indien nodig verder aan. Dat vraagt basisvaardigheden zoals een document openen, scrollen en een tekst typen. Hierbij is er geen sprake van codetaal of uitgebreide handleidingen.

Het resultaat is geen standaardpraatjes, maar een maatwerkdocument persoonlijk afgestemd op iedere individuele leerling. Het geeft de docent ook de mogelijkheid om de tekst vooraf met de ouders  te delen, zodat ze betrokken en voorbereid aanschuiven.

Tijdens – Gesprek opnemen en direct transcriberen

Tijdens het oudergesprek gebruikt de docent een transcriptiefunctie om het gesprek automatisch om te zetten naar tekst.

Wat moet de docent kunnen? Klik op de button “opnemen”, praat en zie de tekst verschijnen.  Vervolgens wordt het document met de transcriptie op een veilige plaats opgeslagen en staat klaar voor het maken van de samenvatting.

De technologie werkt op de achtergrond. De docent blijft in gesprek met ouder en leerling, zonder afgeleid te worden. Geen haastwerk met het maken van aantekeningen tijdens het gesprek, maar aandacht en volledigheid.

Achteraf – Heldere opvolging en rapportage

Vervolgens maakt een docent met MentorMate365 in een paar klikken een heldere samenvatting, compleet met actiepunten. Dit verslag van het gesprek kan vervolgens naar de ouders gestuurd worden. Daarnaast dient het verslag als start voor het volgende gesprek.

De benodigde digitale kennis van de docent hiervoor is minimaal. De acties voor de docent zijn klikken, lezen en het versturen van het document. Het systeem denkt mee, vat samen en bewaart alles netjes op de juiste plek. De taak van de docent is om de controle uit te voeren.

Doen wat er écht toe doet: contact maken, begeleiden, onderwijzen

Leerkrachten besparen hiermee tot wel 10 uur per gespreksronde aan voorbereiding en verslaglegging. Dat is een volledige werkdag teruggewonnen om te doen wat er echt toe doet: contact maken, begeleiden, onderwijzen en professioneel handelen.

Ook de gesprekken zelf winnen aan diepgang. Omdat leerkrachten niet meer hoeven te multitasken, kunnen ze echt luisteren. Ouders merken dat. De gesprekken worden rustiger, transparanter en productiever dan ooit.

Kortom MentorMate365 is een krachtige tool die de administratieve last in het onderwijs vermindert en de onderwijskwaliteit te verbetert. Dankzij de gebruiksvriendelijke interface en minimale technische vereisten, kunnen docenten ongeacht hun digitale vaardigheid, direct aan de slag  zonder een steile leercurve.

Met de ondersteuning en training die IT-Workz biedt, kunnen gebruikers snel aan de slag en optimaal profiteren van alle functionaliteiten die MentorMate365 te bieden heeft.

Wil je MentorMate365 optimaal inzetten binnen jouw onderwijsinstelling? IT-Workz zorgt voor professionele ondersteuning met onder andere:

• Slimme inrichting van policies en beveiligingslagen
• Doordachte aanpassing van de informatiearchitectuur
• Precieze configuratie van toegangsbeheer en dataclassificatie
• Praktische trainingen en begeleiding voor soepele adoptie door eindgebruikers