Slim communiceren met documenten

Iedereen kent het volgende scenario: je hebt enige tijd geleden een document bekeken, maar weet niet meer waar het staat, via welk kanaal je het hebt ontvangen of hoe je het kunt terugvinden. Was het per e-mail, in de chat, via Microsoft Teams of via een ander platform? Je weet het niet meer en feitelijk ben je het kwijt.

De reactie is vaak voorspelbaar: je gaat zoeken, vraagt het opnieuw aan een collega of besluit het te laten rusten. Herken je deze situatie niet? Dan is je organisatie goed georganiseerd, of heb je zelf een effectief systeem ontwikkeld. Toch raad ik je aan om verder te lezen.

Balans tussen toegankelijkheid en beveiliging in documentbeheer

Stel je voor: de datagovernance is volledig op orde. Samen met je collega’s werk je in het vakgroepteam ‘Docenten’ binnen Microsoft Teams aan een document. Dit team is opgezet volgens de geldende governance­regels en wordt zorgvuldig beheerd door de eigenaar-docenten. PortalTalk ondersteunt dit proces door de governance te monitoren en waar nodig af te dwingen.

Wanneer het document gereed is voor publicatie, besluit het Eduteam een kopie te plaatsen op het schoolportaal, bijvoorbeeld Campuz365. Zo wordt het document toegankelijk voor een breder publiek, terwijl in Microsoft Teams verder wordt gewerkt aan de volgende versie.

Alles is goed geregeld en toch ontstaat er iets dat leidt tot verwarring en chaos. Sommige documenten worden namelijk niet gepubliceerd op Campuz365. Denk aan contracten, projectplannen, zorgplannen en andere documenten die wel gedeeld moeten worden met anderen.

Bijvoorbeeld: een wijziging in een contract ontvang je liever per e-mail (digitale post zonder postzegel) dan via een chatbericht.

Structuur met de communicatiematrix

Microsoft 365 biedt diverse tools voor communicatie, met of zonder documenten. Het is belangrijk om helderheid te geven over het doel en de toepassing van de beschikbare technologieën. Elke tool heeft zijn eigen sterke punten. Er zijn al snel vijf kanalen te noemen waarmee je kunt communiceren en documenten kunt verzenden. Hieronder volgen enkele voorbeelden met hun typische gebruiksdoel. Deze opsomming is niet volledig, maar ongetwijfeld herkenbaar.

• Mail – voor formele communicatie naar één persoon of een kleine groep
• Teams chat – snelle en informele communicatie
• Berichten in een Team binnen Microsoft Teams – communicatie in het belang van dat specifieke team (project, afdeling, klassenteam, enz.)
• Intranet – centrale en formele informatievoorziening en officiële (goedgekeurde) documenten

Voor elk communicatiekanaal kun je kenmerken benoemen, zoals het doel, het type communicatie en de doelgroep. Daarnaast kun je specificeren wie het gebruikt, wat de urgentie is, de gewenste reactietijd, de levensduur van de informatie en de samenwerkingsvorm die het ondersteunt. Deze indeling is niet uitputtend en kan verder worden verfijnd, maar de kern is duidelijk: leg dit vast in een communicatiematrix.

Een communicatiematrix brengt structuur aan en helpt communicatiechaos te voorkomen.

Communicatiebeleid als fundament voor effectief samenwerken

Door helderheid te creëren over de verschillende communicatiekanalen wordt het voor iedereen eenvoudiger om de technologie correct te gebruiken. Dit is geen vrijblijvende afspraak, maar beleid. Beleid moet worden gehandhaafd: de regels moeten duidelijk zijn, consequent worden toegepast en men moet elkaar aanspreken bij overtredingen. Dit communicatiebeleid is bij uitstek geschikt om op Campuz365 te publiceren. De keuze en toepassing van tooling hangen direct samen met de aard van de communicatie, variërend van persoonlijk tot organisatieniveau.

En wat doe je met alle andere communicatiekanalen? Simpel: deze worden uitgesloten als communicatiemiddel binnen de organisatie, zeker voor het verzenden van documenten. Wees daar helder over, zonder uitzondering. Wel is het verstandig om ze te benoemen, bijvoorbeeld WhatsApp als kanaal voor privéberichten buiten werktijd.

Een goed opgezette communicatiematrix maakt het gebruik van de beschikbare technologieën voor alle gebruikers aanzienlijk eenvoudiger en duidelijker. Communicatie vraagt echter om blijvende aandacht. Alleen vastleggen en publiceren levert zelden het gewenste effect op. Daarom zijn changemanagement en adoptie ook noodzakelijk.

Ben je hiermee volledig geholpen? Bijna. Mensen blijven creatief en het gebeurt nog steeds dat documenten, bewust of onbewust, het pand verlaten en terechtkomen bij personen voor wie ze niet bedoeld zijn. Ook hiervoor is technologie beschikbaar. In de volgende en laatste blog in deze reeks vertel ik hoe je documenten kunt beschermen met Purview, zodat ermee gebeurt wat jij wilt—en niets anders.

Grip op de informatiehuishouding

Met de juiste combinatie van beleid, technologie en adoptie kan elke onderwijsinstelling volledige grip krijgen op haar informatiehuishouding. IT-Workz biedt hiervoor een geïntegreerde aanpak, waarin een helder onderscheid tussen creatie en publicatie de efficiëntie verhoogt en waardevolle data optimaal wordt beschermd. Door het creatieplatform van Microsoft 365 te combineren met de governance­bewaking van PortalTalk en het veilige intranetportaal Campuz365 ontstaat een solide fundament voor effectief documentbeheer.