Onderwijsinstellingen gebruiken vaak meerdere systemen. Daardoor raakt informatie versnipperd en besteden medewerkers onnodig veel tijd aan het zoeken of het stellen van herhaalde vragen bij servicedesks of HR.
ChatMate365 brengt hier verandering in door de informatievoorziening slimmer in te richten met AI. Deze tenant-native assistent geeft direct antwoorden vanuit uw eigen systemen, volledig veilig binnen de Azure tenant en zonder extra licentiekosten.
Minder werkdruk, meer efficiëntie
ChatMate365 beantwoordt automatisch veelgestelde vragen. Medewerkers vinden sneller wat ze nodig hebben, teams worden ontlast en de organisatie bespaart tijd en kosten. Het resultaat: betere dienstverlening zonder extra personeel, snellere resultaten en meer tijd voor het onderwijs.
Veilig alternatief voor generieke AI-oplossingen
Veel onderwijsinstellingen willen AI inzetten, maar stuiten op privacyrisico’s en compliance-vragen. Microsoft 365 Copilot heeft bijvoorbeeld nog geen afgeronde DPIA, waardoor onderwijsinstellingen terughoudend zijn. ChatMate365 biedt een veilig en direct toepasbaar alternatief, compliant met de AVG en het normenkader informatiebeveiliging en volledig binnen de eigen tenant.
Wat maakt ChatMate365 uniek?
- Tenant-native en veilig: draait volledig in uw eigen Azure tenant. Data verlaat nooit de omgeving en wordt niet gebruikt voor AI-training.
- Geen licentie per gebruiker: pay-per-use via Azure consumption, dus geen dure Copilot-licenties of discussie over wie wel of niet toegang krijgt.
- Direct gekoppeld aan systemen: standaard geleverd met één integratie (bijvoorbeeld SharePoint, Synigo Pulse, TOPdesk of AFAS), en eenvoudig uitbreidbaar naar meerdere databronnen.
- Altijd actuele informatie: dagelijkse indexering zorgt ervoor dat antwoorden gebaseerd zijn op de laatste versie van documenten en kennis.
- Volledig aanpasbaar: van look & feel in de eigen huisstijl tot maatwerk workflows en acties (bijvoorbeeld automatisch een ticket aanmaken).
- Keuzevrijheid in AI-modellen: toegang tot meer dan 1.100 LLM’s in plaats van vastzitten aan één Microsoft-model.
- Slim contextbegrip: herkent onderwijsspecifieke situaties en formuleert antwoorden die naadloos aansluiten bij de organisatiecontext.
- Brede toegankelijkheid: beschikbaar in Teams, SharePoint, intranet en portalen via Single Sign-On (Entra ID).
De voordelen van ChatMate365 op een rij:
ChatMate365 biedt een veilige en efficiënte oplossing die volledig aansluit op de behoeften van onderwijsinstellingen.
100% veilig – Alle data blijft in de eigen tenant.
Kostenefficiënt – Dankzij het gebruiksgebaseerde model betaal je alleen voor wat je werkelijk gebruikt, zonder vaste licentiekosten.
Volledig geïntegreerd – De oplossing integreert moeiteloos met bestaande systemen en kennisbronnen.
Onderwijs-ready – Sluit aan op onderwijsspecifieke compliance-eisen (AVG, SURF, normenkader IBP).
Snelle implementatie – van concept naar productie in enkele weken, met een minimale belasting voor de IT-afdeling.
Het resultaat – direct zichtbaar in een lagere servicedeskdruk, hogere productiviteit en meer tijd voor kerntaken.
Veelgestelde vragen
Wat is ChatMate365 en welk probleem lost het op?
ChatMate365 is een AI-assistent die als digitale collega vragen beantwoord van gebruikers.. Het lost het probleem op dat beleid, handleidingen en procesinformatie en dergelijke wel bestaan, maar moeilijk vindbaar en toepasbaar zijn. Gebruikers stellen één vraag aan ChatMate365 en krijgen een actueel antwoord op basis van jullie eigen bronnen.
Hoe werkt ChatMate365 binnen onze eigen Microsoft-tenant?
ChatMate365 draait in je eigen Azure-subscription en Entra-tenant in de EU-datazone. De bot gebruikt een zelf te kiezen Large Language Model via Azure AI Foundry, volgt vooraf ingestelde regels en combineert informatie uit gekoppelde bronnen tot één antwoord met bronverwijzingen, zonder dat data de tenant verlaat.
Hoe veilig en AVG-proof is ChatMate365?
ChatMate365 draait in je eigen Azure-tenant in West-Europa, met SSO en MFA via Entra-ID en overname van bestaande autorisaties. Er is geen modeltraining op jouw data, data blijft in de eigen omgeving en er zijn contentfilters, prompt-shielding en jailbreak-detectie ingebouwd. Dit ondersteunt AVG-eisen, privacy en auditbaarheid.
Welke bronnen kan ChatMate365 raadplegen en hoe blijft informatie actueel?
ChatMate365 kan standaard koppelen met onder andere SharePoint, TOPdesk, Campuz365 (Synigo Pulse) en Afas en kan desgewenst internet als aanvullende bron raadplegen. Door dagelijkse indexering worden nieuwe of aangepaste documenten automatisch meegenomen, zodat antwoorden altijd gebaseerd zijn op de meest actuele informatie.
Hoe helpt ChatMate365 bij vindbaarheid en bruikbaarheid van kennis?
ChatMate365 maakt versnipperde kennis vindbaar door relevante passages uit verschillende bronsystemen te combineren in één helder antwoord. Medewerkers hoeven niet meer te weten waar informatie staat, alleen wat ze nodig hebben. Dit verkort zoektijd van gemiddeld 15–20 minuten naar minder dan 2 minuten per vraag.
Welke ROI kunnen we verwachten van ChatMate365?
De ROI komt vooral uit minder repetitieve vragen en tickets, kortere zoektijd en minder fouten. De praktijk laat zien dat 50 procent minder repetitieve tickets en ruim 400 uur per maand minder zoektijd haalbaar zijn. Daarnaast zijn er extra baten door betere compliance, snellere onboarding en lagere licentiekosten voor alternatieve AI-tools.
Hoe vergroot ChatMate365 zelfredzaamheid en vermindert het repetitieve vragen?
ChatMate365 zorgt dat gebruikers zelf antwoorden vinden op standaardvragen over beleid, processen en IT. Hierdoor dalen het aantal repetitieve tickets en ad-hoc telefoontjes naar sleutelpersonen, worden afdelingen minder afhankelijk van enkele “orakels” en blijft expertise beschikbaar bij ziekte, verlof of uitstroom.
Hoe draagt ChatMate365 bij aan minder verstoringen en snellere doorlooptijden?
Door veelgestelde vragen via self-service op te vangen, vermindert ChatMate365 onderbrekingen, wachttijden en brandjes blussen. Servicedesks en backoffices krijgen meer ruimte voor structurele verbeteringen en de doorlooptijd van standaardprocessen daalt, wat leidt tot meer rust en voorspelbare uitvoering.
Hoe ondersteunt ChatMate365 de onboarding van nieuwe medewerkers en studenten?
Met name nieuwe medewerkers en studenten hebben een verhoogde informatiebehoefte, doordat zij nog niet bekend zijn met de organisatie en haar werkwijzen. ChatMate365 beantwoord onboarding vragen, processtappen en regels op één plek. Nieuwe medewerker en studenten vinden sneller hun weg in procedures, systemen en beleid, maken minder fouten en zijn sneller productief.
Hoe zorgt ChatMate365 voor gelijke toegang en inclusie?
ChatMate365 geeft iedereen dezelfde, consistente uitleg in begrijpelijke taal, ongeacht digitale vaardigheid. De bot is meertalig, verwijst altijd naar dezelfde officiële bronnen.
Voor welke organisaties en afdelingen is ChatMate365 geschikt?
ChatMate365 is geschikt voor organisaties van elke omvang en sector met een substantiële vragenstroom, zowel intern als extern. Afdelingen zoals HR, servicedesk, helpdesk, administratie en informatieloketten profiteren direct.
Welke technische randvoorwaarden zijn nodig om ChatMate365 te gebruiken?
Voor ChatMate365 is een Azure-omgeving en Entra-tenant nodig, met een beheerder die installatie en toegang kan faciliteren. De kwaliteit van de antwoorden hangt af van de juistheid en actualiteit van de aangesloten bronnen. Installatie- en subscriptionkosten zijn voorspelbaar; verbruikskosten hangen af van het aantal vragen en tokens.
Welke integraties en uitbreidingsmogelijkheden biedt ChatMate365?
ChatMate365 integreert standaard met SharePoint en kan worden uitgebreid met bronnen zoals TOPdesk, Synigo Pulse, Afas en andere systemen via gangbare API-standaarden als REST, SOAP, JSON of OData. Er is keuze uit meer dan 1100 LLM-modellen via Azure AI Foundry, zodat per use case de beste balans tussen kwaliteit en kosten gekozen kan worden.
Hoe is beheer, onderhoud en support van ChatMate365 geregeld?
QSBN verzorgt updates, upgrades, monitoring en onderhoud van ChatMate365 en de gebruikte bronkoppelingen. De klant heeft geen technisch beheer aan de oplossing zelf. Er is tweedelijnsondersteuning beschikbaar en varianten zoals ChatMate365 Base en Connect dekken respectievelijk de basisfunctionaliteit en extra bronintegraties.
Contact
Heb je vragen of wilt je meer informatie? Neem gerust contact op met je contactpersoon bij IT-Workz.
Team IT-Workz
